電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
いやがらせ電話が頻繁に会社へ掛かってくると、余計な時間が取られて仕事に支障がでてしまいます。着信を放っておきたくもなりますが、必要な電話も掛かってくるので無視するわけにもいきません。スムーズに仕事を進めるためにも適切な対応をして、問題を解決しましょう。
いやがらせ電話で仕事に悪影響が発生しているときは、法的に訴えられます。注意をしても改善の兆しが見えない場合は、法的措置を検討しましょう。このときは、いやがらせの電話があるごとにメモを取ったり録音したりして、証拠を集めることが重要です。
不快感を与えることを目的としたいやがらせの電話が続くことによって、業務が妨害されたときに成立するのが業務妨害罪です。
迷惑な電話のせいで、仕事に支障が出たり、ほかのお客様の電話対応ができなかったりした場合に業務妨害罪が適用されます。嘘の情報を流されたことによって損害が出たときは偽計業務妨害罪、クレーム電話などの直接的な行為に対しては威力業務妨害罪として訴えることが可能です。
業務妨害罪の罰則は、3年以下の懲役または50万円以下の罰金が加害者に科せられます。
電話中に恐怖心を抱くような内容で脅された場合には、脅迫罪が成立します。
害悪の告知などによる暴言は、脅迫罪の対象です。また、繰り返し掛かってくる無言電話によって、危害を加えられるかもしれないという恐れが生じたときには、脅迫罪が適用されることがあります。脅迫罪が成立した場合の罰則は、2年以下の懲役または30万円以下の罰金です。
迷惑を掛けることを目的としたいやがらせ電話の内容は、理不尽なクレームや脅し、無言電話など様々です。できる限りの対策を行って、相手との関わりをなるべく避けるようにしましょう。主な対策は、通信事業者が展開しているサービスを利用する方法と、電話機に搭載されている機能を使う方法があります。
電話が掛かってきたときに、電話番号が電話機のディスプレイに表示されるサービスです。着信履歴が記録されるので、あとで番号を確認することもできます。
このサービスを利用するには、対応している通信機器(電話機やアダプターなど)を設置して設定を行うことが必要です。そのほかには、工事費や月額使用料も発生します。
いやがらせをしてきた相手の電話番号を登録することで、次回以降の着信時には音声メッセージが自動で流れるサービスがあります。また、電話番号を通知しない相手に対しても、非通知着信を拒否するサービスを契約することで、自動メッセージによる対応が可能です。
いやがらせ電話が掛かってきても着信音は鳴りませんが、相手には通話料が発生します。どちらもオプションとなるので、月額使用料や付加サービス工事費などが通信事業者ごとに設けられています。
電話機によっては、迷惑な電話を防げる機能が搭載されています。留守番電話機能が使える場合は、相手が残したメッセージを確認したうえで折り返しの判断をすることが可能です。ほかにも、非通知拒否機能や指定した電話番号のみを着信させる機能などがあります。
そして、いやがらせをしてくる相手と電話でやり取りをしなければならない場面では、録音機能がおすすめです。機種によっては、通話を全て録音でき、あとでパソコンから録音履歴を確認できますよ。
ビジネスフォンは多くのメーカーから販売されているので、搭載されている機能は機種によって様々です。電話機の機能を使いたいときでも、ナンバーディスプレイサービスの契約をしていないと利用できないような場合もあるので、気になる方は一度確認してください。
様々な手を尽くしてもいやがらせの電話が続くときは、最終手段として電話番号の変更があります。工事料が掛かったり新しい番号を知らせる手間が発生したりしますが、番号自体が変わるので対策効果は非常に高いです。
会社の電話に掛かってくる迷惑電話やいやがらせ電話には、複数の種類があって、それぞれに目的や意図が異なります。そのため、一口に「いやがらせ電話」や「迷惑電話」として考えるのでなく、まずはどのようなタイプの電話があり、それぞれに応じた対策や防止策を検討していかなければなりません。
企業へ掛かってくる「迷惑電話」の代表例の1つが、執拗に繰り返される営業電話です。そもそも企業はインターネット上に公式ホームページを開設していたり、そこに問い合わせ用の電話番号やメールアドレスを掲載していたりと、迷惑電話業者にとって便利なヒントを普段から提供している形になっています。
また、自社の業種や業態、サービス内容まで公開している企業だからこそ、営業電話を掛けてくる業者にとってもどのような製品やサービスをアピールすれば良いのか検討しやすく、営業の申し出をどれだけ断っても延々と電話をしてくる業者は少なくないでしょう。
そもそも営業電話を掛けてくる相手にとっても、本当に電話先の会社へ不快感を抱かれてしまえば契約の締結は叶わない上、近年は法整備もあって無理な勧誘をしてくる業者は昔に比べて減ったとされています。一方で、営業電話は「数打ちゃ当たる」という精神で繰り返されており、たとえ一社を完全に断っても、他の業者や担当者が電話を掛けてくるため、完全に防ぐことは難しいのが現実です。
また、営業電話を掛けてくる相手が、将来的に自分の会社にとって顧客になる可能性もあり、あまり乱暴な対応を取ることは危険ともいえます。
会社へ掛かってくる迷惑電話の中には、まさしく「いやがらせ」を目的とした無言電話やいたずら電話も少なくありません。また、意図的な間違い電話や繰り返される無言電話も営業妨害の1つと考えられます。
いたずらや営業妨害は、会社へ不利益を与えたいという悪意によって行われている場合や、愉快犯として無差別に行われている場合など、複数のパターンがあります。いずれにしても業務を妨害して会社に被害を与えるため、早急な解決や対処が必要です。
適正なクレームは、むしろ企業の成長にとって重要です。しかし、最初からストレス解消や文句を言いたいだけのクレームは、企業にとって何の有益性もないどころか、電話応対のスタッフの業務を妨害したり、メンタルヘルスを害したりといったリスクでしかありません。
また、クレーム問題を放置することで従業員の会社への信頼度も低下するため、毅然と対処することが必要です。
ビジネスで商品を販売したりサービスを提供したりするときには、思いがけないことでクレームが発生します。そして、こちらに非がないにもかかわらず、何度もいいがかりをつけられるようなケースは決して珍しくはありません。
現在は、通常のクレームからいやがらせ電話までに対応している電話代行会社が多くあり、クレーム対応のみの依頼を受け付けている業者も存在します。やっかいな電話を代行してもらうことで、対応に時間を取られることなく仕事に専念できます。
電話代行を選ぶときには、複数の観点から会社を比較検討することが大切です。
小規模事業や個人経営の方にとって、日々の電話対応は負担になりがちです。 外出中や業務中の電話対応を手軽に代行し、 時間を効率的に活用するお手伝いをします。 クレームや嫌がらせの電話への対応時間も減り、必要な業務に専念しながらも、 お客様対応へも手厚いサポートができる選択肢です。
電話代行サービスの品質を考える上で、オペレーターの経験やスキルはとても重要なポイントです。そのため、会社として事業を続けていた年数が長く、また取引先が多ければ多いほど、電話応対のノウハウやオペレーターの育成環境について優れている可能性が期待できるでしょう。
ただし、設立が古くてもオペレーターがひんぱんに入れ替わってベテランが少ないようなケースもあり、創業年月や契約実績を参考にしながら、現状のサービス内容を確認することが大切です。
業界や業種によっては、問い合わせやクレームの内容が変わり、それに合わせて電話応対のサービス内容も柔軟に変化させなければなりません。また、悪質なクレーム電話は業界ごとの専門性や特殊性を把握した上で、クレーマーごとに適切な対処をすることが求められます。
幅広い業界のクレームにも柔軟に対応してくれる電話代行会社であれば、クレーマーへ適切に対処して、問題の悪化を防いだり、いっそ顧客満足度の向上へつなげたりできるかも知れません。
その他、クレーム処理を得意としている電話代行会社を選ぶことも、いやがらせ電話への対策として有効です。
条件別に探す
電話代行サービス3選
google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランがあってクレーム対応可」の条件を満たして、創業年数が古い順で電話代行サービスを選出し、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日：2023年6月12日
士業向け
本来の業務に専念！
サービス内容が手厚い
引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/）
全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上
（2021年５月公式HP確認時点）
スタートアップ企業向け
個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援
引用元：BusinessCallHP
（https://businesscall.jp/）
特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け
病院・クリニック向け
受診予約に特化！
効率的な予約管理で新患増加
引用元：株式会社ワールドオフィス
（http://www.worldoffice.co.jp/）
実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス
導入したい業界で選ぶ！
電話代行サービス3選
士業向け
CUBE電話代行サービス
特徴
全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上
（2021年５月公式HP確認時点）
スタートアップ企業向け
個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援
BusinessCall
特徴
特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け
病院・クリニック向け
受診予約に特化！
効率的な予約管理で新患増加
株式会社ワールドオフィス
特徴
実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス
免責事項：当サイトは、2016年12月に開設し、2021年9月に大幅なリニューアルを行なっております。
掲載している情報は、各公式サイトより抜粋しておりますが、現在は変わっている場合や、口コミが削除されている場合もございますので、最新情報をご確認ください。
掲載している価格に関して、注釈がないものは「税込」「総額表示」となっております。
Copyright (C) 電話代行サービス会社を徹底比較！電話代行や電話秘書のメリットや選び方ガイド All Rights Reserved.