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弁護士法律事務所に電話代行を導入するメリットとは

弁護士法律事務所の業務をスムーズかつ効率的に行なうためには、電話代行サービスの導入が有効です。弁護士法律事務所という業界に特有の性質を、しっかりと考慮した上でメニューを設けている電話代行会社もあります。電話代行を利用している事務所の体験談もあわせて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

弁護士・法律事務所の電話対応でこんなお悩みありませんか？

弁護士・法律事務所の電話対応にはさまざまな悩みがつきものです。ここでは、弁護士・法律事務所の電話対応において発生しがちな悩みについてまとめました。

電話対応における課題

電話対応における課題としては、下記のようなものが考えられます。

電話に対応しきれず案件の取りこぼしがある

スタッフが少ない事務所の場合には電話に対応しきれない場合があります。特に弁護士ひとりの事務所であれば、移動中や裁判中など電話対応が難しいタイミングも多くあるでしょう。電話に気付いたとしてもすぐに折り返しができないケースもあるため、場合によっては案件を取りこぼしてしまう可能性も十分に考えられます。

また、スタッフが事務所にいる場合でも複数の電話が鳴った場合に対応しきれない、ということもあるでしょう。

事務員を採用することが難しい

事務所を開業したばかりのタイミングなどは、まだ余裕がなく事務員の採用が難しいこともあります。このような場合には、自分ひとりで電話対応を行うことになるため、タイミングによっては電話に出られない場面も多くなります。

また、忙しく時間的な余裕がなく事務員の採用ができないといった可能性も考えられます。

スタッフへの負担が大きくなる

弁護士法律事務所に勤める事務スタッフは、さまざまな業務を担当することになります。例えば弁護士の秘書的なサポートをしたり、事務的な業務を担当するスタッフもいます。また、来客対応や電話対応などの業務も行います。

人手が少ない事務所の場合には、昼休みなどの時間帯でも対応をせざるを得ないケースも考えられ、スタッフひとりにかかる負担が大きくなる点も課題の1つといえます。

電話以外の業務に集中できない

案件の電話のほかにも営業電話が多くかかってくるケースもあります。このような場合、時間が奪われますし、すぐに電話が終わったとしても集中力が切れてしまいますので、業務効率の低下にもつながってしまいます。要件を確認し、必要な電話のみに対応したいと考えることもあるでしょう。

電話代行により得られる3つのメリット

メリットその1.優れたコストパフォーマンス

電話対応などを任せられる事務スタッフを雇用するか、それとも電話代行サービスを導入するかで迷っているのであれば、後者の方法がおすすめです。というのも、事務スタッフを雇用するのであれば、仮に最低賃金で雇うことができたとしても、平日8時間の勤務をしてもらう場合、1ヶ月あたりの給与は最低でも十数万円以上になってしまいます。一方、電話代行サービスであれば、月額の料金は、1ヵ月分の事務スタッフの給与よりもはるかに低い金額である場合がほとんどです。

電話代行なら教育のコスト・手間を省ける

また、弁護士法律事務所では相手に好印象を与えるスムーズな電話対応スキルだけでなく、法律関係の問い合わせ内容を、理解できる知識も求められます。未経験のスタッフを雇う場合、そのための教育も必要です。弁護士法律事務所のニーズに対応可能な電話代行サービスに任せるのであれば、いわば電話対応のプロともいえるオペレーターが仕事を担当するため、教育は不必要です。

メリットその2.相手に安心感を与えられる

弁護士法律事務所に電話で問い合わせてくる顧客の中でも、特に新規の顧客の場合、何らかの問題を抱えています。問題を相談したくて電話をしたのに、対応スキルが低いと、「この事務所は本当に信頼できるのだろうか」という不安を抱かせてしまうでしょう。向かい合って目を合わせながら話す場合と違い、声だけで好印象を与えるスキルが重要になってきます。

電話代行会社のオペレーターになら「事務所の顔」を任せられる

電話対応は、事務所自体の第一印象に大きく影響します。重要な仕事ですから、やはり即戦力として質の高い電話対応が望まれます。弁護士法律事務所ですから、「親身になってくれているな」と感じさせる温かさも大切です。電話代行会社の中には、無料お試し期間を用意しているところもあるので、そういったスキルをもつオペレーターが業務を担当してくれるかどうか、じっくりと検討することが可能です。

メリットその3.　仕事の効率アップにつながる

電話対応をオペレーターに任せれば、効率的な仕事がしやすくなります。入電レポートをチェックすれば、その中には「優先順位が高い案件」と「そうではない案件」と区別しやすくなるため、優先すべき案件から、順次折り返し電話をすることができるのです。

弁護士法律事務所への入電の取りこぼしを防止

弁護士法律事務所へ頻繁な入電がある場合でも、取りこぼしが起こりにくくなるのも、電話代行サービスを導入するメリットのひとつです。1オフィスに1人の事務員のみが常駐している場合と異なり、オペレーターが数名でスタンバイしているため、多数の入電にも対応できる体制が整っています。

サービスが充実している電話代行業者

google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランあり」「クレーム対応可」の条件を満たす電話代行サービスをピックアップし、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日：2023年6月12日

	士業向け士業の信頼をサポート！導入実績が多い電話代行サービス	スタートアップ向け個人事業主やスタートアップ企業向けの成長を支援！	病院・クリニック向け患者対応を強化！予約の取りこぼしを防ぐ
	CUBE電話代行サービス引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） CUBEのプランを確認する CUBEの詳細を見る	BusinessCall 引用元：BusinessCallHP （https://businesscall.jp/） BusinessCallのプランを確認する BusinessCallの詳細を見る	株式会社ワールドオフィス引用元：株式会社ワールドオフィス（http://www.worldoffice.co.jp/）ワールドオフィスのプランを確認するワールドオフィスの詳細を見る
	【特徴】全国356の弁護士法律事務所が利用受電実績 128,952件以上	【特徴】月額税込5,500円から利用可能個人事業主やスタートアップ企業向け	【特徴】ご利用中のクリニック関連 9業種が利用クライアント様専用カルテにて電話受付
月額	\10,000～ (弁護士・法律事務所様へおすすめプラン\15,000～)	\5,000～	\15,000～
コール数（月）	50	40	50
対応サービス	応答後転送メール連絡各種チャット報告スケジュール対応クレーム対応担当者別連絡振分	メール連絡クレーム対応	クレーム対応
主なオペレーター	正社員・正社員登用前の契約社員（電話応対技能検定・秘書検定保有）	記載なし	女性オペレーター（秘書検定保有）

弁護士法律事務所の電話代行会社の選び方

法律に関する十分な専門性がある

法律に関して、十分な専門性がある電話代行会社を選びましょう。
弁護士法律事務所である以上、受ける電話の大半は法律が関与した内容になります。電話の相手が「このスタッフ、法律のことを何も知らないな」と感じてしまっては、その法律事務所自体の信頼失墜につながりかねません。電話を取り次ぐだけのオペレーターであっても、一定の法律に関する知識を持っておくべきでしょう。
弁護士法律事務所は、高い専門性から来る信頼で成り立つ業種です。弁護士法律事務所の電話代行実績が豊富な業者をおすすめします。

セキュリティ体制がしっかりしている

情報漏洩リスクがない、セキュリティ体制が整備されている電話代行会社を選びましょう。
弁護士法律事務所が受ける電話の中には、個人情報や企業機密情報が含まれる重要な電話が少なくありません。電話を架ける側としては、電話代行会社のオペレーターとは知らず、事務所スタッフが電話に出たものと考えて重要な情報を話はじめる方もいるでしょう。
個人情報や企業機密情報に触れる可能性のある電話代行会社だからこそ、情報漏洩をはじめとしたセキュリティ体制が整った業者を選ぶことが大切です。

適切に依頼範囲を指定できる

電話代行会社へ依頼したい業務の範囲を明確にし、その範囲に沿って業務を依頼できる業者を選びましょう。
業務の範囲の例としては、電話取次、電話転送、メール連絡、緊急時の電話連絡など。対応可能な業務範囲が広ければ「大は小を兼ねる」ことにもなりますが、対応範囲が広い分だけ料金が割高になります。
依頼したい業務を納得できる料金で依頼できる電話代行会社を選びましょう。

適切な時間帯にサービスを利用できる

希望する時間帯にサービスを提供してくれる電話代行会社を選びましょう。
多忙な弁護士法律事務所とは言え、事務所内のスタッフが無理なく電話対応できる時間帯もあるはずです。逆に、早朝や深夜、週末、年末年始、繁忙期など、事務所スタッフだけでは対応しきれない時間帯や時期もあります。必要な時間・時期にサービスを利用できる電話代行会社を探しましょう。

同業者の導入実績が多く評判が良い

弁護士法律事務所をはじめ、士業事務所での導入実績が多い電話代行会社を選びましょう。導入実績の件数に加え、できれば同業者からの評判もチェックし業者を選定することをおすすめします。
同業者の導入実績が多いということは、それだけ同業者からの満足度が高く信頼されているという証拠でもあります。同種の案件を多くこなしている電話代行会社であれば、深い専門知識や適切な対応方法も心得ていることでしょう。
実績に自信のある電話代行会社は、自社の公式HPなどで実績を公表しているので参考にしてみてください。

弁護士法律事務所の電話代行会社チェックポイント

受電者の教育

弁護士法律事務所の電話対応は、受電者の教育が欠かせません。法律事務所の業務が専門性と機密性が高いためです。電話代行会社を選ぶ際は、教育体制をチェックしましょう。適切に教育された受電者は、法律用語を理解し、緊急性の高い相談にも適切に対応できます。また、個人情報を扱うことから、セキュリティ意識の高い受電者が必要不可欠です。十分な教育を受けた受電者なら、丁寧な対応で信頼を維持できます。法律事務所の評判を守ることにもつながります。

正確性

法律事務所の業務は専門性が高く、誤った情報伝達は深刻な問題を引き起こすおそれがあります。依頼者の信頼維持や案件の適切な処理に電話対応の正確性は欠かせません。正確な対応ができる会社かどうかチェックしましょう。スタッフの教育はもちろん、社風として正確な電話対応を心掛けているかを確認することが大切です。特に、裁判所からの連絡や緊急性の高い相談には、正確なメモ取りと情報伝達が求められます。電話代行会社の正確性は事務所の評判や業務効率に大きく影響します。

スピード

法律相談は緊急性を要する場合が多く、迅速な対応が求められます。素早い電話応対は、クライアントの信頼獲得と維持に欠かせません。特に新規案件の取りこぼしを防ぐ上で、スピーディーな対応は重要です。また、迅速な情報伝達は、弁護士の業務効率向上にも貢献します。電話代行のスピードは、事務所の評判や顧客満足度に大きく影響し、結果として事務所の成長につながります。迅速な対応は、競争の激しい法律業界において、差別化を図る重要ポイントです。

コミュニケーション

法律絡みの相談をする顧客は不安や緊張を抱えていることが多く、オペレーターが適切かつ丁寧な対応をすることで安心感と信頼感を与えることができます。弁護士に繋ぐべき案件や内容を正確に把握し、適切に伝達する能力も必要です。また、専門用語を避けつつ分かりやすく説明するスキルは、顧客との信頼関係構築に欠かせません。優れたコミュニケーションスキルを持つ電話代行会社は、事務所のイメージ向上や顧客満足度の向上にも寄与します。

セキュリティ

法律事務所では、顧客の個人情報や機密性の高い案件情報を取り扱うため、情報漏洩が発生すると顧客の信頼を失い、法的トラブルに発展するおそれがあります。そのため、ISO認証やプライバシーマーク（Pマーク）を取得している業者を選ぶことで、情報保護体制が整備されていることを確認できます。また、録音データの管理やアクセス制限など、具体的なセキュリティ対策が明確であることも重要です。

弁護士法律事務所のニーズに対応する電話代行

数ある電話代行会社の中から、弁護士法律事務所のニーズにしっかりと応えるメニューやサービスに対応しているところを選ぶことが大切です。例えば、弁護士に相談したい問題を抱えている新規の問い合わせは、時間帯や曜日を問いません。そのため、365日24時間の対応が可能な会社を選ぶのが賢明です。あるいは、弁護士事務所に特化したサービスを提供しているところもあります。

弁護士法律事務所に特化している電話代行サービスとは

弁護士法律事務所に特化している電話代行会社には、具体的にどのような特徴があるのでしょうか。

主なものとして挙げられるのは、常時電話対応が可能なプランを用意している点です。24時間、長期休暇も含めて、途切れることなくサービスが稼働してくれます。また、他の業界でも同様ではありますが、個人情報の保護を徹底していて、Pマークを取得しているところもあります。さらに、電話受付業務を担当するオペレーターが、法律用語の知識を持っているため、少し専門的な問い合わせであっても、内容を正確に把握できる点です。

オーダーメイドの電話代行サービス

固定のプランだけでなく、利用者のニーズに、柔軟に対応してくれる電話代行会社が理想的です。それぞれの利用者にとって無駄のない、いわばオーダーメイドのようなサービス設定が可能であれば、自分が運営する弁護士法律事務所にも、大きくプラスにはたらくでしょう。

電話代行を導入した法律事務所の体験談

業務を効率的にこなせるようになりました

電話代行サービスを利用するようになってから、以前よりも受任率がアップしました。かかってきた電話をオペレーターさんが取りこぼしなく対応してくれるのが大きな理由だと思います。お客さんは、弁護士法律事務所に電話をかけたときに、1度目で繋がらないと、すぐに別の弁護士法律事務所に相談してしまう場合が少なくありません。そのため、あとから折り返しても、他事務所に依頼済みであることもしばしば。

オペレーターさんが電話対応してくれるようになってからは、あとから折り返すケースであっても、お客さんが待っていてくれる確率が高くなったのです。「折返しの電話を待っていましたよ」と喜んでくれるケースが多いため、受任率の増加につながっているのだと思います。

英語対応のレベルも高く、日本語対応も丁寧

国際M&Aに関する案件等も扱っているため様々な方から電話がありますが、英語対応も想像していたよりレベルが高くOKで助かっています。日本語対応もとても丁寧にご対応いただき、詳細な伝言を頂いています。

引用元：My Team108（https://myteam108.jp/law/#about）

専門的な内容が多い中でもしっかりと対応してくださる

独立当初は事務員もおらず電話はすべて携帯転送で、打ち合わせ後や移動中に折り返し連絡をしておりました。
そんなとき、あるお客さまから「会社に電話をしているのに誰も出ないのはいかがなものか」との指摘を受け、「このままではいけない」と思い、ビジネスアシストさんとのお付き合いが始まりました。
その後は「感じの良い人が入ったね！」と、何人ものお客さまにお言葉を頂戴できるようになりました。お客さまや見込み客だけでなく、税務署、市役所、法務局、年金事務所など、専門的な内容が多いなか、きちんと対応してくださるクオリティの高さに感服いたしました。（後略）

引用元：株式会社ビジネスアシスト（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）

詳細まで聞き取ってくれるので対応が楽になる

利用前は、電話の取りこぼしが無くなれば良いかなとあまり期待せず、申し込みました。裁判所民事部からの日程調整、事件番号や詳細を詳しく聞き取ってくれるので、その後の対応がすごく楽です。事務所に居てる時も受けてもらっているのですが、営業電話は断ってくれて、その他の電話も用件を聞いた上で、つないでくれるのがすごく便利です。

引用元：CUBE電話代行サービス（https://www.cube108.jp/case/case8.html#case-voice）

電話対応を褒められることも

（前略）正確な聞き取りと親身な対応。電話を受け次第、メールで迅速に報告。急を要する場合は、メールだけでなく、携帯電話へ連絡を入れてきてくれる。更にお客様からは、「事務の方の感じが大変良かったですよ」と褒められることもあります。（後略）

引用元：ビジネスアシスト（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）

新規顧客からの問い合わせもスムーズに対応

外出時/不在時の電話応対の漏れがなくなり、新規のお客様からのお問合せもスムーズに対応できるようになりました。例えば出先で新規のお客様からお問合せがあった場合、メールで頂いた応対内容を確認し、空き時間にフォローの電話を入れアポイントを取るようになりました。
電話代行を導入する前は、外出時にかかってくる電話の存在も知りませんので目先の仕事に集中していましたが、今では仕事のバランスを取りながら全体を見ながら仕事に取り組めていると思います。（後略）

引用元：Shibuya Office（https://www.shibuya-office.co.jp/case/osan.html）

クライアントからの信頼度が向上

夜間の緊急連絡を受け付けることで、クライアントからの信頼が格段に高まりました。重要な連絡を逃さなくなり、新規顧客の獲得にも繋がっています。

引用元：セントラル・アイ（https://www.central-eye.co.jp/service/tel/lawyer.html）

自分のペースにで業務が進められる

（前略）自分のタイミングで折り返しのお電話ができますので、落ち着いてお客様のお話も聞ける上により的確な判断（発言）ができるようになったかと思います。「電話が鳴るかもしれないからこの作業は後回しにしよう」ということなくなり、より自分のペースで業務が進められるのもメリットです。顧客対応中に電話が鳴りっぱなし・・・といった状況もなくなりました。

引用元：BusinessCall（https://businesscall.jp/case/01）

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